So bearbeiten Sie viele Personen auf einmal

Auf der Seite Personen und Schlüssel führen Sie einen Befehl für viele Personen auf einmal aus, etwa nach einem Import: eine Regel geben oder entziehen, Schlüssel oder den zweiten Faktor per Mail senden, den zweiten Faktor verlangen. Dafür hat die Seite drei Teile:

• Arbeitslisten links zeigen, wo noch etwas fehlt, mit der Zahl der Betroffenen, etwa Ohne Regel mit 212.
• Mehrfachauswahl in der Liste: Sie markieren eine ganze Arbeitsliste oder einzelne Personen.
• Die Karte „Auswahl“ rechts führt einen Befehl für alle Markierten aus, mit Fortschritt, Anhalten und dem Ergebnis je Person.

graph LR
    subgraph Seite["Seite Personen und Schlüssel"]
        direction LR
        A["Arbeitslisten (links, einklappbar)"] -->|wählt| L["Liste der Personen, Mehrfachauswahl"]
        L -->|eine Person fokussiert| P["Karte Person: Maske, Neue Person, Regeln …"]
        L -->|mehrere markiert| S["Karte Auswahl: Befehle für alle Markierten"]
    end
    S -->|eine Anfrage je Person, im Takt der Anfragegrenze| D[("Datendienst")]
    S -->|Nicht erledigte markieren| L

Abbildung: Aufbau der Seite Personen und Schlüssel. Die Karte rechts folgt dem, was in der Liste fokussiert bzw. markiert ist; der Weg zurück („Nicht erledigte markieren“) schließt den Arbeitskreis.

1. Wählen Sie links die Arbeitsliste.
2. Markieren Sie mit Strg+A alle ihre Personen.
3. Wählen Sie den Befehl in der Karte Auswahl.
4. Prüfen Sie das Ergebnis im Raster.
5. Wählen Sie Nicht erledigte markieren und wiederholen Sie den Befehl.

Steht neben der Arbeitsliste keine Zahl mehr, ist die Aufgabe erledigt.

Im Bild: (1) Arbeitslisten, (2) Liste, (3) Seite mit der Karte „Person“.

Auf einem Laptop (1366 × 768 Pixel) bleiben so für die Liste rund 16 cm, auf einem Bildschirm mit 1920 × 1080 Pixeln rund 30 cm. Wird das Fenster kleiner, gibt zuerst die Liste nach, dann die Bereiche am Rand bis zu ihrem Mindestmaß. Die Breite der Bereiche ziehen Sie an den schmalen Leisten zwischen ihnen. Die Anwendung merkt sich Breiten, eingeklappte Bereiche und die zuletzt gezeigte Karte für Ihr Windows-Konto.

Geteilte Ansicht. Unter der Liste steht auf Wunsch ein Bereich mit drei Registern: Regeln, Zugriffe und Sitzungen der gewählten Person. Weitere > Darunter zeigen öffnet ihn mit dem gewünschten Register; derselbe Befehl schließt ihn wieder. Die Höhe ziehen Sie an der Leiste zwischen Liste und Bereich, das Register wechseln Sie mit einem Klick.

Regeln darunter. Weitere > Darunter zeigen > Regeln der Person (Strg+R) teilt die Mitte: oben die Personen, unten jede Regel mit ihren Merkmalen (Datenbanken, Ressourcen, Objekte) als Baum. Die Regeln der Person, die in der Liste fokussiert ist, tragen ein ✓. So steht die ganze Kette auf einem Bildschirm: Person → ihre Regeln → was jede Regel erlaubt; ihre Schlüssel zeigt das Aufklappen ihrer Zeile. Beim Zuordnen sehen Sie beide Seiten zugleich: Personen markieren, unten die Regel wählen, Regel geben. Derselbe Befehl blendet die Regeln wieder aus; die Höhe ziehen Sie an der Leiste zwischen beiden.

Im Bild: (1) Regeln unter der Liste.

Zugriffe darunter. Weitere > Darunter zeigen > Zugriffe der Person (Protokoll) (Strg+L) zeigt unter der Liste, was die gewählte Person zuletzt beim Dienst getan hat: Zeitpunkt (UTC), Art, Datenquelle, Ressource, Methode, Ergebnis, Status und bei einer Abweisung den Grund, die neuesten zuerst. So sehen Sie bei einem Anruf („Ich komme nicht hinein“) ohne Umweg, ob und wie die Person es versucht hat. Die Liste reicht so weit zurück, wie der Dienst sein Protokoll aufbewahrt (Protokoll und Sitzungen lesen, Hinweise). Derselbe Befehl blendet die Zugriffe wieder aus.

Sitzungen darunter. Weitere > Darunter zeigen > Sitzungen der Person zeigt die Sitzungen des zweiten Faktors der gewählten Person, die neuesten zuerst: wann und wie eröffnet, bis wann gültig, Herkunft, Identität und Zustand. Eine markierte Sitzung beenden Sie mit Zweiter Faktor und Sitzung > Sitzung beenden.

Die Karte folgt der Wahl in der Liste. Was rechts steht, richtet sich danach, was Sie in der Liste gewählt haben:

Die Register lassen sich auch selbst anklicken. Die Karte folgt der Wahl einer Person in der Liste, nicht der Wahl eines Schlüssels oder einer Sitzung im aufgeklappten Register einer Person.

Beim Öffnen der Seite und nach jedem Wechsel der Arbeitsliste ist die erste Person der Liste gewählt und steht in der Karte. Die Karte zeigt so nie eine Person, die die Liste gerade nicht zeigt; ist die Arbeitsliste leer, bleibt die Karte leer.

Die Zahlen rechnet die Anwendung beim Öffnen der Seite, mit Aktualisieren und nach jedem Befehl der Auswahl neu. Die gewählte Arbeitsliste ist links markiert, vom Öffnen der Seite an, und steht als Filter unter der Liste; ein Klick auf dessen Kreuz zeigt wieder alle. Spaltenfilter und Suche der Liste wirken zusätzlich.

Die Karten der Übersicht „Schlüssel laufen ab“ und „Ohne zweiten Faktor“ öffnen die Seite mit der passenden Arbeitsliste.

Strg+A markiert alle Personen der Arbeitsliste, nicht nur die, die Spaltenfilter oder Suche gerade übrig lassen. Wollen Sie enger wählen, markieren Sie mit Strg+Klick und Umschalt+Klick.

Die Karte Auswahl nennt oben die Zahl der Markierten. Darunter stehen das Feld Regel und die Befehle in zwei Menüknöpfen: Regel (Regel geben, Regel entziehen) und Zugang (Schlüssel per Mail …, Zweiten Faktor per Mail …, Zweiten Faktor verlangen …, Zweiten Faktor nicht mehr verlangen). Das Raster zeigt je Person ihren Stand nach dem letzten Befehl; unten öffnet der Menüknopf Markierung die Befehle für die Markierung selbst.

Im Bild: (1) Zahl der markierten Personen, (2) Regel und Befehle für alle markierten Personen, (3) Nicht erledigte markieren und Markierung aufheben.

Stand einer Person im Raster:

Markierung > Nicht erledigte markieren markiert in der Liste die Personen mit Offen und Fehler; derselbe Befehl ein zweites Mal macht dann nur noch den Rest. Markierung > Markierung aufheben hebt alle Markierungen auf und zeigt wieder die Karte Person. Während ein Befehl läuft, steht an Stelle des Menüknopfs Anhalten; er hält nach der laufenden Anfrage an.

Während ein Befehl läuft, bleibt die Liste bedienbar, aber ein zweiter Befehl der Auswahl und ein Import starten erst danach: Beide teilen sich die Anfragegrenze.

Bei mehr als einer Person zeigt die Anwendung nicht jede Mail einzeln an. Mit dem klassischen Outlook sendet sie die Mails nach einer Rückfrage („42 Einladungen jetzt senden?“) direkt; die gesendeten Mails stehen im Ordner „Gesendete Elemente“. Ohne klassisches Outlook schreibt sie je Person einen Entwurf (.eml) in einen neuen Ordner und öffnet ihn; die Entwürfe öffnen Sie im Mailprogramm und senden sie dort.

Die Vorlage wählt die Anwendung wie bei einer einzelnen Einladung, aber einmal für alle. Eine Person ohne Mail-Adresse wird übersprungen, statt dass die Anwendung nach einer Adresse fragt.

Der Befehl schreibt keine Eigenschaft an die Person, sondern pflegt eine Anmelderegel der Anmelderichtlinie: Bereich alle, jedes Anmeldeverfahren, Wirkung „Zweiter Faktor nötig“, beschränkt auf die aufgenommenen Personen. Die Regel heißt „Zweiter Faktor für ausgewählte Personen“ und steht im Bereich Anmelderichtlinie wie jede andere; Netze, die Sie dort ergänzen, bleiben beim nächsten Befehl erhalten. Regel und Personen speichert die Anwendung in einem Schritt.

Wird die letzte Person herausgenommen, löscht die Anwendung die Regel: Eine Regel ohne Personen gälte für jeden Aufrufer.

Vorsicht: Ab dem Speichern braucht jede aufgenommene Person bei der Anmeldung einen Code.

• Wer noch keinen zweiten Faktor hat, wird abgewiesen – es sei denn, ihr Schlüssel ist jünger als die Frist totp_enrol_hours (Vorgabe 24 Stunden): Dann darf sie den Faktor bei der Anmeldung selbst einrichten. Wer sich nur mit Windows-Konto oder SQL-Anmeldung anmeldet, hat keinen Schlüssel und keine solche Frist (HTTP: Anmeldung (Referenz), Abschnitt „Anmelderichtlinie und zweiter Faktor“ (Dokumentation des Datendienstes)). Senden Sie deshalb vorher Zweiten Faktor per Mail … und warten Sie, bis die Arbeitsliste Ohne zweiten Faktor die Markierten nicht mehr zählt; die Rückfrage nennt, wie viele Markierte noch keinen bestätigten Faktor haben.
• Programme, die keinen Code abfragen können (Excel, Power BI über ODBC), brauchen einen nur lesenden Schlüssel mit Ohne zweiten Faktor, siehe So richten Sie den zweiten Faktor ein oder setzen ihn zurück.

Der Dienst kennt keine Sammelanfrage (siehe HTTP: Verwaltung (Referenz), Abschnitt „Viele Vorgänge auf einmal“ (Dokumentation des Datendienstes)). Jede Person ist mindestens eine Anfrage, eine Einladung zwei (Ausstellen, dann die Mail am Arbeitsplatz). Die Befehle halten denselben Takt wie der Import: mindestens 250 ms zwischen zwei Anfragen, nach „zu viele Anfragen“ (HTTP 429) 60 Sekunden Pause und höchstens drei Versuche. 300 Personen eine Regel geben dauert so gut eine Minute (Richtwert aus der Anfragegrenze; über eine langsame Verbindung dauert es länger).

Ausnahme: Zweiten Faktor verlangen und Zweiten Faktor nicht mehr verlangen sind für alle Markierten zusammen eine Anfrage.

Solange ein Befehl läuft, arbeitet Access ihn ab; die Liste reagiert zwischen zwei Anfragen. Planen Sie Befehle für viele Hundert Personen deshalb so, dass Sie in der Zeit nicht in anderen Bereichen der Anwendung arbeiten müssen.

• Viele Links auf einmal. Jede Einladung trägt einen Einmal-Link, der bis zum Abholen wie ein Schlüssel wirkt (siehe So senden Sie eine Einladung per Mail). Prüfen Sie vor einer Masseneinladung die Arbeitsliste Ohne Mail-Adresse und Stichproben der Adressen: Eine falsche Adresse gibt einem Fremden den Zugang. Die Rückfrage vor dem Senden nennt die Zahl der Mails.
• Ein Befehl, viele Spuren. Jede einzelne Änderung steht im Änderungsprotokoll des Dienstes, mit Ihnen als Akteur, wie bei einer Änderung von Hand.
• Lokale Daten. Das Raster der Karte Auswahl hält Namen und Mail-Adressen der Markierten in der lokalen Kopie der Anwendung. Die Zeilen werden beim nächsten Befehl ersetzt und beim Abmelden und Anmelden gelöscht.

• So importieren Sie viele Personen auf einmal
• So senden Sie eine Einladung per Mail
• So legen Sie die Anmelderichtlinie fest
• So arbeiten Sie mit Bereichen, Listen und Befehlen