So senden Sie eine Einladung per Mail

Eine Person bekommt ihren persönlichen Schlüssel oder ihren zweiten Faktor über einen Einmal-Link. Statt den Link selbst weiterzugeben, schickt die Verwaltungsanwendung ihn als HTML-Mail mit dem Logo der Installation aus Ihrem Mailprogramm. Der Link gilt 72 Stunden, übersteht einen Neustart des Dienstes und lässt sich genau einmal abholen.

• Mail-Adresse der Person: Feld Mail-Adresse in ihrer Maske; die Anwendung schlägt sie als Empfänger vor.
• Vorlagen: Register Mailvorlagen im Bereich Anmelderichtlinie. Je Zweck gibt es eine eingebaute Vorlage (Schlüssel abholen, zweiten Faktor einrichten, Willkommen), dazu eigene, die Sie als HTML-Datei laden.
• Versand: über das klassische Outlook des Arbeitsplatzes. Ohne klassisches Outlook (etwa nur mit dem neuen Outlook) öffnet die Anwendung die Mail als Entwurf im Standard-Mailprogramm. Den Entwurf (eine .eml-Datei im Ordner für temporäre Dateien) löscht sie beim Abmelden und beim Schließen, denn er enthält den Link; senden Sie ihn also vorher.
• Der Link ist ein Inhabernachweis: Wer ihn als Erster öffnet und bestätigt, erhält den Schlüssel bzw. richtet den zweiten Faktor ein; der Dienst prüft beim Abholen nicht, wer das ist. Im Verwaltungsspeicher wartet dabei kein Schlüssel: Gespeichert sind nur der Auftrag und ein SHA-256-Hash des Links, Schlüssel bzw. zweiter Faktor entstehen erst beim Abholen. Eine Kopie der Speicherdatei öffnet daher nichts, eine mitgelesene Mail dagegen schon, solange der Link gilt.

Eine Einladung senden

1. Öffnen Sie Personen und Schlüssel, markieren Sie die Person und tragen Sie in ihrer Maske die Mail-Adresse ein, falls sie fehlt.
2. Wählen Sie Schlüssel > Schlüssel per Mail senden … oder Zweiten Faktor per Mail senden … (auch im Kontextmenü der Zeile).
3. Beim Schlüssel geben Sie wie gewohnt Bezeichnung und Zweck an (Arbeitsplatz oder Präsentation auf Abruf). Gibt es für den Zweck mehrere Vorlagen, wählen Sie eine aus.
4. Outlook zeigt die fertige Mail an. Prüfen Sie sie und senden Sie sie ab. (Ist im Bereich Anmelderichtlinie Weitere > Mail vor dem Senden zeigen (an/aus) ausgeschaltet, geht die Mail sofort hinaus.)

Ergebnis: Die Person erhält eine Mail mit Logo, ihrem Namen, dem Link und seiner Gültigkeit. Öffnet sie den Link, sieht sie eine Schaltfläche; erst danach erscheint der Schlüssel bzw. der QR-Code, einmal. Der Schlüssel steht danach im Register Schlüssel der Person, das Abholen im Änderungsprotokoll („Einmal-Link von …“).

Vorlagen anpassen

1. Öffnen Sie Anmelderichtlinie, Register Mailvorlagen, und markieren Sie eine Vorlage.

   

2. Wählen Sie Mailvorlage bearbeiten …. Der Dialog zeigt Name, Zweck, Betreff und den Inhalt als HTML; rechts stehen die Platzhalter mit ihrer Bedeutung. Ein Doppelklick auf einen Platzhalter fügt ihn an der Schreibmarke ein. Vorschau im Browser zeigt die Mail mit Beispielwerten.
3. Wählen Sie Speichern. Der Dienst prüft die Vorlage. Besteht sie die Prüfung nicht, nennt eine Meldung die Gründe, und der Dialog bleibt offen.

Eine neue Vorlage legen Sie im Register Mailvorlagen mit Neue Mailvorlage … an: Nach der Wahl des Zwecks beginnt sie als Kopie der eingebauten Vorlage dieses Zwecks. Mit einem HTML-Editor arbeiten Sie über Weitere > Mailvorlagen > Mailvorlage als Datei speichern … und Mailvorlage aus Datei laden ….

Erlaubte Platzhalter: {{Person}}, {{Link}}, {{GueltigBis}}, {{Dienst}}, {{Absender}}, {{Organisation}}. {{GueltigBis}} steht in UTC mit Zone, etwa „17.10.2026, 14:30 Uhr UTC“: Der Empfänger kann in einer anderen Zeitzone sein als Sie. Vorlagen zum Abholen eines Schlüssels oder zweiten Faktors brauchen {{Link}}. Das Logo des Partners binden Sie als <img src="cid:brand"> ein, das Zeichen von The White Knight Labs als <img src="cid:logo">; die eingebauten Vorlagen zeigen das Logo oben und das Zeichen unten. Eine Vorlage, die gegen diese Regeln verstößt, weist der Dienst mit allen Gründen ab.

Einstellungen dieses Arbeitsplatzes (im Bereich Anmelderichtlinie unter Weitere):

• Zwei Arten von Einmal-Link:

  	Einmal-Link der Übergabe („Schlüssel ausstellen …“)	Einmal-Link per Mail (diese Seite)
  Gültig	Vorgabe 15 Minuten (PickupMinutes in der Konfiguration des Dienstes)	Vorgabe 72 Stunden (mail_link_hours)
  Neustart des Dienstes	macht ihn ungültig: Der wartende Schlüssel liegt nur im Arbeitsspeicher	übersteht ihn: Es wartet kein Schlüssel
  Abholen	genau einmal	genau einmal; ein zweites Öffnen zeigt Datum und Uhrzeit der Abholung

• Versandweg: Weil der Link bis zum Abholen jedem nützt, der ihn hat, senden Sie ihn nur an eine Adresse, die allein die Person liest (keine Sammelpostfächer, keine Weiterleitung), und halten Sie die Gültigkeit nicht länger, als die Person für die Abholung braucht.
• Gültigkeit: Vorgabe 72 Stunden; das Feld Gültigkeit eines Einmal-Links (Register Einstellungen, 1 bis 720 Stunden) ändert sie für alle neuen Links.
• Schon abgeholt: Öffnet jemand einen Link ein zweites Mal, zeigt die Seite Datum und Uhrzeit der Abholung. Meldet eine Person, dass sie den Link nicht selbst geöffnet hat, hat ein anderer den Schlüssel bzw. den zweiten Faktor. Sperren Sie den Schlüssel sofort bzw. richten Sie den zweiten Faktor neu ein, und prüfen Sie im Änderungsprotokoll Zeitpunkt und Herkunft der Abholung.
• Eingebaute Vorlagen lassen sich ersetzen, aber nicht umbenennen oder löschen.
• Vorschau im Mailprogramm: Ein Mailprogramm, das Links zur Vorschau öffnet, holt nichts ab, denn die Seite zeigt beim Öffnen nur die Schaltfläche.

• So legen Sie eine Person an und stellen ihr einen Schlüssel aus
• So richten Sie den zweiten Faktor ein oder setzen ihn zurück
• Referenz: HTTP: Verwaltung (Referenz), Abschnitt „Einmal-Links“ (Dokumentation des Datendienstes)