Inbetriebnahme: vom leeren Server bis zu Daten in Access, Excel und Power BI

Diese Seite führt in acht Schritten vom leeren Windows-Server bis zu einem Anwender, der Daten aus Ihrer SQL-Server-Datenbank in Access, Excel oder Power BI liest. Jeder Schritt nennt, wer ihn wo erledigt, was danach gilt und wo die Einzelheiten stehen. Die meiste Zeit kostet in der Regel das Zertifikat, wenn Sie kein vorhandenes nehmen.

Meist sind es drei Rollen, oft drei verschiedene Menschen:

Erledigt eine Person mehrere Rollen, gilt dieselbe Reihenfolge.

Wer, wo: alle Beteiligten, vor dem Kauf oder vor der Installation.

Der Datendienst stellt Tabellen und Sichten einer SQL-Server-Datenbank über HTTPS bereit. Anwender arbeiten in Access, Excel oder Power BI und brauchen dafür keine eigene Verbindung zu SQL Server und keine Freigabe im Netz des Servers; der Dienst prüft bei jedem Zugriff, wer zugreift, von wo aus und was die Person darf.

Ergebnis: Sie wissen, welche Teile Sie brauchen. Einzelheiten: Was ist der Datendienst? und Bestandteile von Database Gateway.

Wer, wo: IT für den Server und die Datenbank, der Gateway-Administrator für die Arbeitsplätze.

• ein Windows-Server oder -Rechner mit Administratorrechten
• eine SQL-Server-Datenbank und eine Anmeldung, die sie lesen darf, oder das Dienstkonto mit integrierter Sicherheit
• ein Serverzertifikat für die Adresse, unter der die Anwender den Dienst erreichen, oder ein Zertifikat von Let's Encrypt, das die Installation besorgt
• für die Verwaltungsanwendung: Microsoft Access, Vollversion oder Runtime, 32 oder 64 Bit
• diese Lieferung: Ausgabe für 32-Bit-Office; für 64-Bit-Office fordern Sie beim Hersteller die Ausgabe dbgwmgr_x64 an
• für die Anwender: Access mit dem ODBC-Treiber “Wkl OData”, Excel mit Power Query oder Power BI Desktop
• eine Authenticator-App auf dem Telefon des Gateway-Administrators; die Verwaltung verlangt einen zweiten Faktor
• das Lieferpaket: Wkl.Data.Gateway-Setup-<Version>.exe, die Lieferung der Verwaltungsanwendung und, wenn Anwender in Access arbeiten, der ODBC-Treiber

Ergebnis: Alles liegt bereit. Einzelheiten: Voraussetzungen.

Wer, wo: IT am Server.

Starten Sie Wkl.Data.Gateway-Setup-<Version>.exe und folgen Sie den Seiten. Für den Anfang passen die Vorgaben: eigenständiger Windows-Dienst, HTTPS auf Port 8433. Lassen Sie Ersten Administrator jetzt anlegen angehakt: Am Ende fragt die Konsole nach dem Namen des Gateway-Administrators und zeigt seinen persönlichen Schlüssel (wkl_…) genau einmal. Geben Sie ihn dem Gateway-Administrator auf einem sicheren Weg weiter.

Ergebnis: Der Dienst läuft, und der erste Administrator hat seinen Schlüssel. Einzelheiten, mit jeder Seite der Installation und jeder Einstellung: So installieren Sie den Datendienst und So legen Sie den ersten Administrator an.

Wer, wo: Gateway-Administrator an seinem Arbeitsplatz.

Richten Sie die Verwaltungsanwendung aus ihrer Lieferung ein und starten Sie sie. Tragen Sie die Adresse des Dienstes ein (https://<server>:8433) und Ihren Schlüssel aus Schritt 3. Beim ersten Mal zeigt die Anwendung einen QR-Code: Scannen Sie ihn mit der Authenticator-App und geben Sie den ersten Code ein.

Ergebnis: Sie sind mit zweitem Faktor an der Verwaltung angemeldet. Einzelheiten: “So richten Sie die Verwaltungsanwendung auf einem Arbeitsplatz ein” und “So melden Sie sich an der Verwaltungsanwendung an” (Dokumentation der Verwaltungsanwendung).

Wer, wo: Gateway-Administrator in der Verwaltungsanwendung.

Öffnen Sie Datenquellen und wählen Sie in der Befehlsleiste Neue Datenquelle aus: Name etwa fachdaten, Provider Microsoft SQL Server, darunter Server und Datenbank, dann Prüfen und speichern. Ist die Datenquelle erreichbar, nennt eine kurze Meldung die Dauer; sonst öffnet sich das Fenster Verbindung prüfen mit der Ursache.

Ergebnis: Der Dienst erreicht Ihre Datenbank. Einzelheiten: “So binden Sie eine Datenquelle an” (Dokumentation der Verwaltungsanwendung).

Wer, wo: zuerst der Gateway-Administrator in der Verwaltungsanwendung, dann der Anwender an seinem Arbeitsplatz.

1. Person mit Lesezugriff (Gateway-Administrator): Öffnen Sie Personen und Schlüssel und wählen Sie Neue Person … aus. In der Karte: Name; unter “Was darf die Person?” die Datenquelle fachdaten und Lesen (Excel, Power BI, Berichte); unter “Wie meldet sich die Person an?” Mit persönlichem Schlüssel; dann Anlegen. Die Karte vergibt das Recht selbst: Sie legt die Regel fachdaten-lesen an, falls es sie noch nicht gibt. Feinere Rechte (einzelne Tabellen, mehrere Datenquellen) sind möglich, für den ersten Anwender aber nicht nötig: “So legen Sie eine Regel an”. Arbeitet der Anwender mit Excel oder Power BI und verlangt die Anmelderichtlinie einen zweiten Faktor, stellen Sie ihm gleich einen Schlüssel ohne zweiten Faktor aus (siehe Schritt 7).
2. Schlüssel übergeben (Gateway-Administrator): Die Karte zeigt einen Einmal-Link, über den der Anwender seinen Schlüssel abholt. Geben Sie ihn weiter oder senden Sie ihn als Mail: “So senden Sie eine Einladung per Mail”.
3. Schlüssel abholen (Anwender): Der Anwender öffnet den Link und bewahrt den Schlüssel sicher auf, etwa in einer Kennwortverwaltung; er braucht ihn gleich beim Verbinden. Der Link zeigt ihn genau einmal.
4. Programm wählen (Anwender): Access braucht den ODBC-Treiber, Excel und Power BI nicht; siehe Brauche ich den ODBC-Treiber?. Dann einer der drei Wege:
   • Access: Treiber einrichten (“So verteilen Sie den Treiber an die Arbeitsplätze”) und eine Tabelle verknüpfen (“Eine Tabelle in Access verknüpfen”, beide Dokumentation des ODBC-Treibers)
   • Excel: Daten in Excel mit Power Query laden
   • Power BI: Daten in Power BI Desktop laden

Ergebnis: Der Anwender liest Daten aus Ihrer Datenbank, ohne selbst eine Verbindung zu SQL Server zu haben; die Datenbank filtert, nicht das Programm.

Wer, wo: Gateway-Administrator in der Verwaltungsanwendung.

Legen Sie fest, von wo und mit welchem Nachweis sich Personen anmelden: die Anmelderichtlinie (etwa zweiter Faktor von außen), der zweite Faktor der Personen und der Zugang nach Ort. Einzelheiten: “So legen Sie die Anmelderichtlinie fest”, “So richten Sie den zweiten Faktor ein oder setzen ihn zurück” und “So richten Sie den Zugang einer Person nach Ort ein” (Dokumentation der Verwaltungsanwendung).

Schlüssel für Excel und Power BI: Excel und Power BI können keinen Code eines zweiten Faktors abfragen. Verlangt die Anmelderichtlinie ihn für einen Anwender aus Schritt 6, scheitert dessen Verbindung danach. Geben Sie solchen Anwendern einen Schlüssel mit Zweck Arbeitsplatz und haken Sie in seiner Maske Nur lesen und Ohne zweiten Faktor an; beschränken Sie ihn bei Bedarf auf Netze. Für einen einzelnen Termin gibt es den Zweck Präsentation auf Abruf. Siehe “So legen Sie eine Person an und stellen ihr einen Schlüssel aus” (Dokumentation der Verwaltungsanwendung).

Ergebnis: Die Anmeldung ist nach Ort und Gerät geregelt, und die Anwender aus Schritt 6 arbeiten weiter.

Wer, wo: alle, nach Bedarf.

• Alltag der Verwaltung, Störungen und Referenz: “Administrator-Handbuch für WKL Database Gateway Manager” (Dokumentation der Verwaltungsanwendung)
• Betrieb des Dienstes: Betrieb
• Nachweise für Prüfungen (CRA, NIS2, ISO 27001): Kapitel “Sicherheit und Nachweise” der Dokumentation der Verwaltungsanwendung
• Für Entwickler, nicht nötig für die Inbetriebnahme: Die erste Anfrage per HTTP