Pošiljanje povabila po e-pošti

Oseba prevzame svoj osebni ključ ali nastavi 2FA (dvostopenjsko preverjanje identitete) prek enkratne povezave. Povezave vam ni treba posredovati ročno: aplikacija za upravljanje jo lahko iz vašega e-poštnega programa pošlje kot sporočilo HTML z logotipom namestitve. Taka povezava velja 72 ur, ostane veljavna tudi po ponovnem zagonu prehoda in jo je mogoče uporabiti samo enkrat.

• E-poštni naslov osebe vnesete v polje Mail-Adresse (E-poštni naslov) v njenem obrazcu; aplikacija ga nato predlaga kot prejemnika.
• Predloge so na zavihku Mailvorlagen (E-poštne predloge) v področju Anmelderichtlinie (Pravilnik za prijavo). Za vsak namen – prevzem ključa, nastavitev 2FA in dobrodošlico – obstaja vgrajena predloga; dodate lahko lastne predloge, tudi kot datoteko HTML.
• Pošiljanje poteka prek klasičnega Outlooka na delovni postaji. Če klasičnega Outlooka ni (na primer, če je nameščen samo novi Outlook), aplikacija sporočilo odpre kot osnutek v privzetem e-poštnem programu.
• Povezavo lahko uporabi vsak, ki jo ima. Ključ prejme oziroma 2FA nastavi tisti, ki povezavo prvi odpre in potrdi; prehod pri tem ne preverja, kdo je to. Do prevzema ključ še ne obstaja: v skrbniški shrambi sta shranjena samo naročilo in zgoščena vrednost SHA-256 povezave, ključ oziroma podatki za 2FA pa nastanejo šele ob prevzemu. Kopija datoteke shrambe zato nikomur ne omogoči dostopa, prestreženo e-poštno sporočilo pa ga omogoči, dokler povezava velja.

Pošiljanje povabila

1. Odprite Personen und Schlüssel (Osebe in ključi), označite osebo in v njenem obrazcu vnesite Mail-Adresse, če manjka.
2. Izberite Weitere (Več) > Schlüssel (Ključi) > Schlüssel per Mail senden … (Pošlji ključ po e-pošti …) ali Zweiten Faktor per Mail senden … (Pošlji 2FA po e-pošti …). Oba ukaza sta tudi v priročnem meniju vrstice.
3. Pri ključu kot običajno vnesite oznako in namen (Arbeitsplatz (delovno mesto) ali Präsentation auf Abruf (predstavitev na zahtevo)). Če je za namen na voljo več predlog, izberite eno.
4. Outlook prikaže pripravljeno sporočilo; preglejte ga in ga pošljite. Če je v področju Anmelderichtlinie nastavitev Weitere > Mail vor dem Senden zeigen (an/aus) (Pokaži sporočilo pred pošiljanjem (vklop/izklop)) izklopljena, se sporočilo pošlje takoj.

Rezultat: Oseba prejme sporočilo z logotipom, svojim imenom, povezavo in rokom veljavnosti. Ko povezavo odpre, vidi samo gumb; ključ oziroma koda QR se prikaže šele po kliku nanj, in to samo enkrat. Ključ je nato naveden na zavihku Schlüssel (Ključi) osebe, prevzem pa v dnevniku sprememb z besedilom „Einmal-Link von …“ (enkratna povezava od …).

Prilagajanje predloge

1. Odprite Anmelderichtlinie, zavihek Mailvorlagen, in označite predlogo.

   

2. Izberite Bearbeiten (Uredi). Pogovorno okno prikaže ime, namen, zadevo in vsebino v obliki HTML, desno pa ograde z razlago. Ogrado z dvoklikom vstavite na mesto kazalke. Vorschau im Browser (Predogled v brskalniku) prikaže sporočilo z vzorčnimi vrednostmi.
3. Izberite Speichern (Shrani). Prehod predlogo preveri. Če jo zavrne, sporočilo navede razloge, pogovorno okno pa ostane odprto.

Novo predlogo ustvarite z ukazom Weitere > Mailvorlagen (E-poštne predloge) > Neue Mailvorlage … (Nova e-poštna predloga …). Ko izberete namen, se predloga začne kot kopija vgrajene predloge za ta namen. Če želite predlogo urejati v urejevalniku HTML, uporabite ukaza Mailvorlage als Datei speichern … (Shrani e-poštno predlogo v datoteko …) in Mailvorlage aus Datei laden … (Naloži e-poštno predlogo iz datoteke …) v istem meniju.

Dovoljene so ograde {{Person}} (oseba), {{Link}} (povezava), {{GueltigBis}} (velja do), {{Dienst}} (prehod), {{Absender}} (pošiljatelj) in {{Organisation}} (organizacija). {{GueltigBis}} je zapisana v UTC z oznako časovnega pasu, na primer „17.10.2026, 14:30 Uhr UTC“, ker je prejemnik lahko v drugem časovnem pasu kot vi. Predloge za prevzem ključa in nastavitev 2FA morajo vsebovati {{Link}}. Logotip vključite z <img src="cid:logo">. Predlogo, ki teh pravil ne izpolnjuje, prehod zavrne in navede vse razloge.

Nastavitve te delovne postaje (v področju Anmelderichtlinie pod Weitere):

• Enkratne povezave obstajajo v dveh vrstah:

  	Povezava za predajo (Schlüssel ausstellen …)	Povezava po e-pošti (ta stran)
  Veljavnost	privzeto 15 minut (PickupMinutes v konfiguraciji prehoda)	privzeto 72 ur (mail_link_hours)
  Ponovni zagon prehoda	povezava postane neveljavna, ker je ključ, ki čaka na prevzem, samo v pomnilniku	povezava ostane veljavna, ker na prevzem ne čaka noben ključ
  Prevzem	samo enkrat	samo enkrat; ob ponovnem odprtju stran prikaže datum in uro prevzema

• Pot pošiljanja. Dokler povezava ni uporabljena, jo lahko uporabi vsak, ki jo ima. Pošljite jo zato samo na naslov, ki ga bere izključno ta oseba (ne v skupni poštni predal in ne s posredovanjem), veljavnost pa naj ne bo daljša, kot je potrebno za prevzem.
• Veljavnost. Privzeto je 72 ur. Polje Gültigkeit eines Einmal-Links (Veljavnost enkratne povezave) na zavihku Einstellungen (Nastavitve) sprejme vrednosti od 1 do 720 ur in velja za vse nove povezave.
• Povezava je že uporabljena. Če nekdo povezavo odpre drugič, stran prikaže datum in uro prevzema. Če oseba sporoči, da povezave ni odprla sama, je njen ključ oziroma nastavitev 2FA prevzel nekdo drug. Ključ takoj prekličite oziroma 2FA nastavite znova, v dnevniku sprememb pa preverite čas in izvor prevzema.
• Vgrajene predloge lahko spremenite, ne morete pa jih preimenovati ali izbrisati.
• Predogled v e-poštnem programu. Če program povezavo odpre za predogled, s tem ničesar ne prevzame, ker stran ob odprtju prikaže samo gumb.

• Ustvarjanje osebe in izdaja ključa
• Nastavitev ali ponastavitev 2FA
• Referenca: HTTP: skrbništvo (referenca), razdelek „Enkratne povezave“ (dokumentacija podatkovnega prehoda)