Priročnik za skrbnike aplikacije WKL Database Gateway Manager

V aplikaciji WKL Database Gateway Manager določite, kdo sme uporabljati prehod WKL Database Gateway (Wkl.Data.Gateway) in pod katerimi pogoji: osebe in njihove ključe, pravila, 2FA (dvostopenjsko preverjanje identitete), vire podatkov in pravilnik za prijavo. Aplikacija je izdelana v Accessu in deluje na vaši delovni postaji. Ničesar ne shrani sama: vsako spremembo preveri in shrani podatkovni prehod. Diagram prikazuje, katere komponente so med seboj povezane in kako.

Jezik uporabniškega vmesnika: aplikacija za upravljanje je na voljo samo v nemščini. Oznake so v priročniku zapisane krepko in natanko tako, kot so prikazane na zaslonu. Ob prvi omembi na strani jim v oklepaju sledi slovenski pomen, na primer Weitere (Več) > Schlüssel (Ključi) > Schlüssel ausstellen … (Izdaj ključ …). V nadaljevanju iste strani je naveden samo nemški izraz.

Dokumentacija podatkovnega prehoda je samostojna dokumentacija drugega izdelka. Sklici nanjo vodijo na njene slovenske strani in nosijo pripis „(dokumentacija podatkovnega prehoda)“.

graph LR
    subgraph AP["Delovna postaja skrbnika"]
        V["Aplikacija za upravljanje (Access)"]
        T["Gonilnik ODBC Wkl OData"]
        K["Razred VBA WklGatewayClient"]
        V -->|"branje in urejanje seznamov"| T
        V -->|"ukazi"| K
    end
    subgraph SV["Strežnik"]
        D["Podatkovni prehod Wkl.Data.Gateway"]
        S[("Skrbniška shramba: viri podatkov, pravila, osebe, zgoščene vrednosti ključev, pravilnik za prijavo")]
        D -->|"bere in piše"| S
    end
    Q[("Podatkovne zbirke v SQL Serverju")]
    A["Access, Excel, Power BI, lastni programi"]
    T -->|"OData prek HTTP(S) /admin/v1/odata/"| D
    K -->|"HTTP(S) /admin/v1/"| D
    A -->|"HTTP(S): OData, lastni vmesnik"| D
    D -->|"TDS, s prijavo vira podatkov ali z identiteto osebe"| Q

Slika: komponente in povezave med njimi. Okvirja „Delovna postaja“ in „Strežnik“ sta meji zaupanja: vse, kar ju prečka, je zahteva podatkovnemu prehodu, ki klicatelja overi in zahtevo preveri glede na pravila. Uporabniki in aplikacija za upravljanje se s SQL Serverjem nikoli ne povežejo neposredno. Med računalniki je HTTPS obvezen, sicer bi ključi in gesla potovali po omrežju nešifrirani; HTTP je dopusten le znotraj istega računalnika. Razred VBA ključ ali geslo pošlje samo prek HTTPS ali lokalnemu računalniku.

Priročnik opisuje, kako z aplikacijo za upravljanje podatkovni prehod postavite in ga upravljate: povežete vire podatkov, osebam omogočite dostop, dodelite pravice, zavarujete prijavo in poskrbite za varnostno kopijo.

Priročnik je namenjen skrbnikom, ki postavljajo podatkovni prehod in dodeljujejo dostope. Potrebujete:

• delujoč podatkovni prehod s skrbniško shrambo (Gateway:Store), nastavljeno po navodilih Konfiguracija prehoda (dokumentacija podatkovnega prehoda);
• Microsoft Access ali Access Runtime v 32- ali 64-bitni izvedbi, gonilnik ODBC „Wkl OData“, knjižnico WKL Office JSON 2.0 ali novejšo (do izdaje 1.0.3 WKL Access JSON) in knjižnico WKL Forms Object Library 2.0 ali novejšo (do izdaje 1.68.2 WKL Access Components). Podprt je Access iz Microsoft 365 (različica 16.0, polna različica in Runtime); starejše različice Accessa niso podprte;
• za lastno prijavo osebni ključ ali dodeljen račun Windows ter aplikacijo za preverjanje pristnosti (authenticator) za 2FA.

• Viri podatkov: povezave s podatkovnimi zbirkami v SQL Serverju. Vsak vir lahko vklopite ali izklopite, ne da bi morali prehod znova zagnati.
• Osebe in osebni ključi: vsaka oseba se prijavi z lastnim ključem, z računom Windows ali s prijavo SQL. Ključi imajo datum poteka in jih je mogoče kadar koli takoj preklicati.
• Pravila: določajo, kaj dostop omogoča – katere vire podatkov, katere vrste predmetov ter ali samo branje ali tudi pisanje.
• 2FA: kode iz aplikacije za preverjanje pristnosti (TOTP). Kdaj se zahtevajo, določa pravilnik za prijavo glede na področje, način prijave in omrežje.
• Identitete podatkovne zbirke: osebe delajo pod skupno prijavo v SQL Server, ne da bi poznale njeno geslo; prehod kljub temu za vsako spremembo ve, kdo jo je izvedel.
• Sledljivost: dnevnik vseh sprememb upravljanja, revizijska sled dostopov, pregled odprtih sej ter dokazna poročila v obliki Excel in PDF.
• Obremenitev: koliko posamezna oblika poizvedbe obremenjuje prehod in podatkovno zbirko, tedenski vzorec in priporočene rešitve.
• Prijave: odločitve o prijavah po času, izidu in izvoru (država, kraj in ponudnik internetnih prehod iz geolokacijske zbirke), ugotovitve pravil za prijavo, nenavadni vzorci in blokiranje izvora.

Aplikacija za upravljanje je datoteka Access (GatewayManager.accdb), ki deluje tudi v brezplačnem okolju Access Runtime. Ob zagonu se prikaže samo kartica za prijavo. Po prijavi je vse v enem oknu: na levi podokno za krmarjenje, na desni izbrano področje.

Skupine sledijo vrstnemu redu, v katerem nastavite novo namestitev: najprej Einrichten (Nastavitev: viri podatkov, identitete, pravila, pravilnik za prijavo), nato Zugang (Dostop) za osebe in nazadnje Überwachen (Nadzor). Vsakdanje delo običajno začnete v Übersicht (Pregled), katerega kartice vas vodijo do ustreznega seznama.

Na strani z osebami so v meniju Weitere zgoraj ukazi za seznam, pod njimi pa štirje podmeniji z ukazi za označeno osebo:

Priročni meni vrstice (desni gumb miške) ponuja iste štiri podmenije za izbrano osebo, pod njimi pa ukaze samega seznama (razvrščanje, kopiranje, izvoz …). Ukazi, ki se nanašajo na ves seznam, na primer Neue Person … ali Personen importieren …, so samo v ukazni vrstici.

Na sliki: (1) podokno za krmarjenje, (2) ukazna vrstica, (3) kartice s potrebnimi ukrepi in obremenitev.

Ukazna vrstica pod glavo ima na levi ukaze Neu (Novo), Bearbeiten (Uredi) in Löschen (Izbriši) za seznam področja. Sledi glavni ukaz področja (v pregledu Speicher sichern, pri virih podatkov Verbindung prüfen (Preveri povezavo), pri osebah Neue Person …; druga področja ga nimajo), nato Weitere z ostalimi ukazi in Spalten zurücksetzen. Na desni sta Exportieren … (Izvozi …; na področjih s seznamom) in Aktualisieren. Če okno ni dovolj široko, se ukazi premaknejo v meni Weitere. Gumb je aktiven samo, kadar seznam ukaz v tistem trenutku dopušča; seznam, namenjen samo branju, na primer ne dopušča ukaza Neu.

Obrazec za urejanje. Vire podatkov, pravila, osebe, identitete in pravila za prijavo urejate v obrazcu desno od seznama (na strani z osebami v kartici Person). Obrazec prikazuje izbrani vnos z vsemi polji; ob odprtju področja je izbran prvi vnos. Neu obrazec izprazni za nov vnos; Bearbeiten, dvoklik, tipka Enter ali F2 v njem odpre izbrani vnos. Vnos se shrani, ko se vrnete na seznam. Polja s sivim besedilom brez okvirja izpolni prehod sam.

Preverjanje vnosa. Obrazec vaše podatke preveri že pred shranjevanjem: obvezna polja, ime vira podatkov (enaka pravila kot za običajno ime v SQL Serverju: na začetku črka ali _, nato tudi števke in @ # $, največ 128 znakov), vrednosti lastnosti resource in verb, omrežja pri from in except_from (na primer 10.0.0.0/8 ali 2001:db8::/32; naslov IPv4 vedno z vsemi štirimi deli) ter pri identiteti vrste „skupna prijava“ ime skupne prijave. Napačno polje dobi rdeč okvir, sporočilo pa se prikaže kot opis orodja ob polju in kot povzetek pod naslovom obrazca. Vnos se v tem primeru ne shrani, kazalec ostane v obrazcu. Kar lahko preveri le prehod (na primer, ali skupna prijava v SQL Serverju obstaja), preveri ob shranjevanju; če vnos zavrne, aplikacija izpiše razlog in vnos ostane neshranjen. Podatke popravite ali jih zavrzite s tipko Esc.

Drevesa. Pravila, seznam blokiranih zamenjav identitete in pravila za prijavo so prikazani kot drevesa. Pri pravilih in seznamu blokiranih zamenjav ima vsaka vrsta vnosa svoj obrazec. Neu ustvari vnos pod izbranim, na primer lastnost pod pravilom, in ga že poveže z njim. Vnos na najvišji ravni ustvarite z ukazom Weitere > Neue Regel (Novo pravilo) oziroma Neuer Sperreintrag (Nov blokirani vnos). Löschen izbriše izbrani vnos skupaj z vsem, kar je pod njim. Lastnosti lahko ustvarite in izbrišete, ne morete pa jih spremeniti; obrazec obstoječo lastnost samo prikaže. Pravilo za prijavo pa urejate v celoti v pogovornem oknu Anmelderegel (Pravilo za prijavo): Neu ga odpre za novo pravilo, Bearbeiten ali dvoklik pa za izbrano pravilo (glejte Določanje pravilnika za prijavo).

Filtrirani seznami. Kadar klik na kartico v pregledu odpre seznam, je razlog za filter nad seznamom prikazan kot gumb, na primer „Ohne zweiten Faktor ✕“; na strani z osebami je hkrati izbran tudi ustrezni delovni seznam na levi. Klik na gumb (ali tipka Delete) filter odstrani in seznam znova prikaže vse vnose.

S podrobnimi seznami (puščica na začetku vrstice) in seznami brez obrazca delate kot s podatkovnim listom v Accessu: sprememba se shrani, ko zapustite celico. Desni gumb miške odpre priročni meni z ukazi za dodajanje, brisanje, kopiranje in izvoz; Shift+F9 seznam znova prebere. V seznamih s podrobnimi pogledi Ctrl++ in Ctrl+- podrobnosti razširita in strneta, namesto da bi dodajala ali brisala vnose. Vsak seznam si za vaš račun Windows zapomni širino in vrstni red stolpcev, razvrščanje, združevanje in filtre; Weitere > Spalten zurücksetzen obnovi prvotno postavitev.

Z aplikacijo za upravljanje ljudje dobijo dostop do podatkovnih zbirk. Kdor jo sme uporabljati, lahko dodeljuje pravice, velik del podatkov, ki jih obdeluje, pa je osebnih. Ta razdelek opisuje, kaj je treba varovati, kje so meje in kdo je za kaj odgovoren.

Kaj je treba varovati

Osebni podatki. Skrbniška shramba za vsako osebo hrani ime, račun Windows, prijavo SQL, e-poštni naslov, pravila in identifikatorje ključev; dnevnik sprememb hrani vsako spremembo z vrednostmi pred njo in po njej. Revizijska sled prehoda za vsak dostop zabeleži čas, klicatelja, izvor in cilj; hrani se samo v pomnilniku prehoda (zadnjih 10.000 vnosov od zagona). Aplikacija sama lokalno hrani: naslov in način zadnje prijave, nastavitve povabil po e-pošti in postavitev seznamov (datoteka settings.json v uporabniškem profilu); urne podatke področij Auslastung in Anmeldungen (brez oseb in naslovov) do odjave; podatke uvoza oseb samo, dokler uvoza ne zaprete ali se seja ne konča; rezultat zadnjega ukaza za več oseb (kartica "Auswahl") do naslednjega ukaza ali do odjave. Exportieren … zapiše sezname v datoteke, ki so nato zunaj nadzora aplikacije.

Odgovornost po Splošni uredbi o varstvu podatkov. Upravljavec v smislu točke 7 člena 4 Splošne uredbe (GDPR) je tisti, ki namestitev upravlja, in ne proizvajalec programske opreme. Upravljavec odgovarja za pravno podlago obdelave (člen 6), vpis v evidenco dejavnosti obdelave (člen 30), tehnične in organizacijske ukrepe (člen 32) ter roke za izbris podatkov (točka (e) odstavka 1 člena 5). Aplikacija k temu prispeva tako, da ključev ne razkriva, prijave v upravljanje zavaruje z 2FA in lokalne vmesne podatke briše. Nobene od teh obveznosti pa ne nadomešča. Besedilo uredbe: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj.

Meje

• Kdor lahko na strežniku piše v datoteko skrbniške shrambe (račun storitve, skrbniki računalnika), lahko spremeni tudi dnevnik sprememb; dnevnik namenoma ni zaščiten pred ponarejanjem (glejte Skrbniška shramba in glavni ključ, razdelek „Dnevnik sprememb in sledljivost“ (dokumentacija podatkovnega prehoda)).
• Dnevnik sprememb se hrani neomejeno dolgo; prehod ne omogoča brisanja ali psevdonimizacije vnosov, niti za izbrisano osebo. Njeni podatki (ime, račun Windows, e-poštni naslov) ostanejo v vrsticah njenih sprememb in v varnostnih kopijah datoteke. Upravljavec mora to omejitev upoštevati pri načelu omejitve shranjevanja in pravici do izbrisa (točka (e) odstavka 1 člena 5 in člen 17 GDPR) ter jo oceniti v svojem načrtu hrambe in brisanja (glejte Skrbniška shramba in glavni ključ, razdelek „Hramba in brisanje“ (dokumentacija podatkovnega prehoda)).
• Namestitvena datoteka aplikacije ni digitalno podpisana (glejte Namestitev aplikacije za upravljanje na delovno postajo).

Preglednica navaja najpogostejše primere in navodila zanje. Večina se začne na strani Personen und Schlüssel z izbrano osebo in ukazom iz menija Weitere ali iz priročnega menija (desni gumb miške).

Postavitev

• Namestitev podatkovnega prehoda (dokumentacija podatkovnega prehoda; na strežniku)
• Ustvarjanje prvega skrbnika (dokumentacija podatkovnega prehoda; na strežniku)
• Namestitev aplikacije za upravljanje na delovno postajo
• Prijava v aplikacijo za upravljanje
• Delo s področji, seznami in ukazi
• Povezava vira podatkov

Osebe in dostopi

• Ustvarjanje osebe in izdaja ključa
• Uvoz večjega števila oseb
• Urejanje več oseb hkrati
• Nastavitev ali ponastavitev 2FA
• Preklic ključa ali zaklepanje osebe
• Izdaja predstavitvenega ključa in zamenjava izgubljenega ključa
• Nastavitev dostopa osebe glede na lokacijo
• Pošiljanje povabila po e-pošti

Pravice

• Ustvarjanje pravila
• Dodelitev računov in skupin Windows
• Dodelitev prijav SQL
• Nastavitev identitet podatkovne zbirke

Zaščita

• Določanje pravilnika za prijavo
• Pregled prijav in njihovega izvora: tudi nastavitev geolokacijske zbirke
• Nastavitev dostopa glede na raven zaupanja: službeni računalnik, zasebna naprava, zunanji izvajalec, izgubljena naprava

Sledljivost

• Branje dnevnika in sej
• Priprava dokaznih poročil

Obremenitev

• Kaj obremenjuje prehod in podatkovno zbirko

Delovanje

• Spremljanje posodobitev podatkovnih zbirk in odločanje o paketih
• Varnostno kopiranje, obnovitev in selitev skrbniške shrambe (dokumentacija podatkovnega prehoda; na strežniku)
• Zamenjava glavnega ključa (dokumentacija podatkovnega prehoda; na strežniku)
• Ponovna pridobitev dostopa, ko je skrbništvo zaklenjeno (dokumentacija podatkovnega prehoda; na strežniku)

Težave

• Odpravljanje težav

• Prijava z računom Windows je podprta prek protokola NTLM, prek protokola Kerberos v domeni pa ne.
• Uporabniški vmesnik je v nemščini.
• Številčne vrednosti podatkovnega prehoda v tem priročniku (na primer 15 minut zaklepa, 72 ur veljavnosti, 300 zahtev na minuto) so njegove privzete vrednosti ob nastanku strani. Zavezujoče so vrednosti v dokumentaciji podatkovnega prehoda.

• Podatkovni prehod Wkl.Data.Gateway – pregled (dokumentacija podatkovnega prehoda): koncepti, navodila in referenčni priročnik s pogodbo HTTP, konfiguracijo in vsemi odgovori
• Delo s področji, seznami in ukazi
• WklGatewayClient – razred VBA za podatkovni prehod: ukazi za upravljanje iz lastnih aplikacij VBA